教你六招办会技巧

　　主席台座次之单数双数问题是各级办公室纠结和询问最多的问题。今天老笔头对大家说一句话：“二号始终坐在一号的左手边。”这句话通杀一切会议主席台的先后排序，也就是说，无论单数双数，二号坐在一号的左手边就是原则。或许有人会说这种排位不对，与中国以左为尊的传统不符，那我对大家说，这是遵循的国际惯例，这是与国际接轨，也是中央排位遵循的规矩。这种排位的优点是，如果哪位领导临时不能参加会议，可以从该位领导的位置开始，左右依次对换即可，如果采用我们传统的以左为尊的摆法，出现这样一种情况必须全部打乱座次，重新排位。

　　各级各单位的领导排序可能各有不同，一般因遵循惯例进行排序，莫轻易改变，这个各单位办公室主任也都非常熟知。但如果上级领导来单位了，而且是一大批领导来了，可能就不知道谁先谁后怎么排序了。那老笔头给大家介绍几个排序原则：

　　第一是领导职务大小。按照《公务员法》规定，领导职务层次分为十档，非领导职务层次分为八档。比如，省部级大于厅局级，厅局级大于县处级，处长大于副处长，调研员大于副调研员。

　　第二是实职大于虚职。同一职级，领导职务大于非领导职务。比如，处长大于调研员，副处长大于副调研员。

　　第三是岗位重要程度。以县级“四大家”班子为例，先后顺序是县委书记、县长、县委副书记、县人大主任、县政协主席、县委常委、县人武部非常委主官、县人大副主任、县政府副县长、县政协副主席。然后，各个部办委局也有一个约定俗成的排序。

　　第四是任职年限长短。在单位内部，一般依据任职年限长短来确定排序的先后顺序。比如，县委常委的排序应按照进常委的先后进行排序；单位内部处长们的排序也应尽量遵循任职先后顺序进行排序。

　　周密细致的准备，是会议成功的一半。所以，会议准备讲究的是周密细致，从会议主题、时间、地点、议程安排、主持人、组织准备、安排分工等所有的环节都一定要考虑清楚。而这些看似简单的东西，其中也是有学问、有门道的。

　　①会议主题要明确：只有会议主题明确，开会才会有明确的目的性，才能处理问题，达到预期目的。比如，要召开经济发展形势分析会，必须明确主题，并提前把主题交代安排下去，让相关的经济职能部门早作准备，早分析判研，早安排部署，开会时经济职能部门才能提出高质量的建议，才能为领导决策提供科学可行的依据。

　　②会议时间要精准：确定会议时间看似简单，实际上并不简单，要善于考虑各方面因素，特别要协调上级部门会议的时间。在两办工作的同志，要对上级部门的每周工作安排和领导的工作日程安排了然无心，在会议安排时要善于统筹这些工作安排，尽量规避工作和会议重叠安排，做到准确有序。

　　③会议地点要适当：选择会议室要适当，要根据会议的形式确定相应的会议室或会议地点。比如，动员大会一般选择剧院式或课桌式的会议室；座谈会一般选择有回字形会议桌的会议室。如果你是两办负责办会的同志，你要对你辖区内各个单位的会议室了然于心，遇到临时性会议时要能随时统筹安排调度。

　　④会议议程要恰当：会议议程的设置直接影响会议的质量。比如，是否要考虑代表发言、安排哪些代表发言，是否要进行表彰通报、如何组织表彰比较顺畅，等等。这其中还包括会议主持人的选定也很重要。

　　某地在全县召开教育实践活动总结大会暨三农工作会议，会议议程有三：一是组织部长作教育实践活动总结报告，二是县委副书记作三农工作报告，三是应邀参加教育实践活动总结大会暨三农工作会议的市委组织部常务副部长讲话。按照县委办的设计和想法，会议由市委常委、县委书记主持，这次县委书记特别能讲，平时不拿稿子也能噼里啪啦讲一两个小时，而且县委办也在这位县委书记的主持词的最后，就这两项工作作了8页纸的强调。当三项议程全部结束，大家都在期待书记的精彩讲话，这位县委书记说：“今天的会议议程已经全部结束，散会！”事后分析，这是县委办考虑不细致，会议议程设置不合理，导致县委书记对此有意见，所以一言不发。

　　⑤会议准备要周详：会议的准备要周到详细，要方方面面、点点滴滴都要考虑到位。比如，组织一场大型的会议，至少要考虑以下要点：大会工作报告、领导讲话稿、主持词、会议文件的起草、送审、付印、发放工作；会议通知、日程安排和作息时间表等的起草、发放；安排布置会场主席台、与会人员座位；大会表彰奖励的安排、责任状的递交及组织工作；领导看望代表的安排、分组讨论安排；会议的宣传报道；与会人员餐宿安排、餐饮食品卫生安全监督检查、医疗及其他后勤服务；会场周边秩序维护、交通疏导、安全保卫，等等。

　　⑥会议分工要细致：要对会议进行分组安排，做到责任到组、任务到人。比如，举行一次大型会议要成立秘书组、会务组、后勤组、资料组、宣传组、保卫组，其中秘书组主要负责文件讲话等工作，会务组主要负责会议组织实施及事前、事中、事后的总协调、总调度，后勤组负责后勤保障工作，资料组负责资料的印刷、分发工作，宣传组负责会议的报道和氛围的营造等工作，保卫组负责大会的安全保卫等一系列工作。

　　网上有个嘲讽秘书的段子：“领导未行我先行，看看道路平不平；领导未尝我先尝，看看饭菜香不香；领导未讲我先讲，看看话筒响不响。”虽然有些话与事实不太相符，但却体现了秘书工作的细致，办会就是要注重细节。

　　①话筒不能不响：一般大家会认为，音响设备好好的，话筒怎么会不响呢？但有时候还真不能太自信，有时候真未必。尽管音响设备好好的，但线路未必就没问题，有时候可能因为设备调试不到位，还会出现音质效果不佳或杂音等现象，如果是无线话筒，还有可能出现电池的电量不足，导致话筒没有声音。

　　②灯光不能不亮：别认为每个会场都是灯火通明、线路通畅，特别是召开大型会议和情况不熟悉的会场，一定要在会前对灯光线路等进行专门的检修，存在隐患的必须坚决整改到位，不能心存侥幸。

　　一位新任县委常委、县委办主任与干部见面会，由于前一天晚上雷电闪击，会议室线路烧坏了浑然不知，第二天早上八点的新任领导的见面会就因为灯光不亮，硬是推迟到了九点，这样的事情搁在谁身上都不痛快，后面负责这次办会的负责人在这位县委办手中始终没得到提拔，不知道有没这个事情的缘故。

　　③台签不能不对：别认为台签上的名字打错了是小事，中国人最看重的就是自己的名字，这也是最起码的尊重。而打错台签名字的事情时有发生，规避错误的唯一办法是仔细核对。包括还有台签的颜色、规格、字体、摆放等的统一，也是需要注意的细节。

　　④通道不能不畅：每一个会场都必须有安全通道，特别是大型会议或者在不熟悉的会议场地，一定要做好安全通道标识，检查安全通道是否畅通，若发生紧急危险情况，要能随时组织疏散撤离。

　　⑤规定不能不守：中央“八项规定”对精简会议、切实改进会风作出了明确要求，各地也相继出台了更为细致的细则，都要求会议一切从简，比如，不摆花草绿植、不放水果、不摆香烟、不挂欢迎标语，等等，这要求我们一定要紧绷节俭办会这根弦，坚守规定不放松。

　　会议记录是指在会议过程中，由记录人员把会议的组织情况和详细的细节内容记录下来，就形成了会议记录。会议记录要把握好四大要点：

　　①会议的组织情况：比如会议名称、时间、地点、出列席人员、请假人员、主持人、记录人等。

　　②会议的内容：这是会议记录的重要组成部分。要写明发言人的姓名、内容，包括讨论的内容、提出的建议以及表态情况，格外的注意的是，与会人说无意见不是没有发表意见，而要看是支持同意发起人的意见，还是保留意见，记录时写“无”或“无意见”一定要体现发现人的真实意愿；要记录下会议中的动态，如插话、掌声、笑声、争议、临时中断以及其他重要情况；会议结束，记录完成，要另起一行写下“散会”二字。但事实中与有可能截然相反，有些人习惯记录完成后，留下适当的空白页，估计理由大家都懂，不懂的就请大家虚心向领导、同事请教。

　　③记录的写作要求：一定要用白描式的手法，对会议过程和内容做了原汁原味的真实记录，不能擅自篡改，这是纪律要求，也是长远发展的需要，因为我们的会议记录是要进入单位的档案里面永久保存的，真实永远是第一位的，还要尽量注意使用黑色或者蓝黑色笔进行记录。

　　④记录的技巧：记录技巧有“四字诀”：一快、二要、三省、四代：一是书写运笔要快，二是择要而记，三是正确使用省略，四是用简单的写法代替负责的写法。

　　会议纪要是在会议记录基础上经过加工、整理出来的一种记叙性和介绍性的文件。纪要要求会议程序清楚，目的明确，中心突出，概括准确，层次分明，语言简练，我总的感觉是，党委会议的纪要要以务虚为主，多讲思想要求，政府会议的纪要以务实为主，多讲措施做法。具体来说，要做到“四个要”：

　　①情况要客观：客观、真实、准确是会议纪要的首位要求。会议纪要必须客观真实准确地反映会议的情况和精神，撰写前必须反复研究会议记录，详尽地了解会议情况，力求做到客观、真实、准确。

　　②语言要精练：纪要不是记录，必须在语言文字做到简练准确、朴实无华、通俗明白，要做到精练概括与详尽细致的结合，这也是会议纪要与会议记录最重要的区别。

　　③重点要突出：会议纪要必须重点突出，切忌面面俱到，更不能胡子眉毛一把抓，只如实记叙会议的中心内容和讨论研究的要点即可，凡与此联系密切的问题，都应尽力写充分，无关的内容要少写或不写。

　　④取舍要有度：会议纪要应集中反映会议讨论的意见，应以大多数人的统一意见为主，对于少数人的正确意见，也要予以反映；一些难以统一的意见，一般不写入纪要。要格外的注意会议主持人总结性发言和结论性意见，一般要在纪要中充分体现。

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