七)县委办公室 高标准做好会务工作

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  办文、办会、办事是办公室三大基本职能,也是办公室最容易出错的工作。容城县委办公室以“办会零失误”为目标,严格按照《县委办公室会务工作流程细则》和《县委办公室会务工作流程图》要求,结合会务工作实际,认真谋划,细致准备,精心组织,逐步的提升县委会议承办质量和水平。

  会议筹备之初,县委办办公室本着”宜早不宜晚”的原则,提前谋划、及早部署,做到思想上格外的重视、精力上重点倾斜、细节上重点考虑,确保万无一失。一是细化会议方案。领取会议任务后,提前对接会议场地、活动点位、接待安排,合理的安排会议议程,强化与文件起草组、宣传报道组、后勤服务组、安全保障组的沟通,密切配合、通力协作,共同推进筹备工作全面有序进行。二是健全应急预案。对县委大型会议的任务和分工进行逐项推演,对也许会出现的情况和问题提早研究解决办法,制定详细的分工明细表,确保工作没有漏洞、任务没有漏项、人员没有漏位。三是明晰会议要求。下发会议通知、制定签到表,对汇报、着装、请假程序等进行规范,加强乘车管理,协调电力、网络等部门做好保障,组织综合、督查人员跟会并做好会议记录。

  周密准备是开好会议的基础。县委办公室在全面准备的基础上,反复考虑,仔细检查,确保会务事项清楚、细致、环环相扣。一是保持会场整洁,协调物业人员,擦拭桌椅、清理地面、通风消毒;做好话筒、音响调试,核对条幅会标内容,提前对视频会议信号进行调试。二是做好会场布置,考虑会议内容、参加人数、会议效果等因素,按顺序合理设置席位、摆放桌牌,力求做到与会人员顺序不乱、层次分明。三是校核会议材料,按议程顺序进行摆放,无纸化办公类会议提前准备好电子版文件,使用OA系统的,及时提醒参会领导携带IPAD等相关设备。

  只有热情周到地做好服务工作,灵活处置会中突发事件,精准把握会议进程,才能够作出准确的判断,使所有的环节有机衔接。一是组织会前签到。核实摄像报道人员、会议记录人员是否到会;至少会前5分钟及时提醒催促未到会人员,及时作出调整未参会人员位置,严禁出现空位现象,保证会场整体效果。二是维持会场秩序。安排专人引导不熟悉会场的人员入座,宣读会场纪律,对着装情况做检查;分议题召开的会议,严格按照参会范围衔接好参会人员进出会场秩序。三是紧盯会场动态。实时跟踪会议进程,全程督导会风会纪,做好会中各项保障工作,出现特殊情况第一时间启动应急预案,确保会议不受影响。

  县委办公室注重把总结的意识贯穿到会前、会中、会后服务保障的全过程,养成收集思想火花、点滴经验的习惯。一是统筹做好会后服务。注重统筹衔接,提前拟定大会闭幕后后续会议或活动的组织实施方案,做好组织协调工作。二是全面做好会后总结。及时总结经验教训,对会中察觉缺陷、领导指出不足纳入办会要求,修改和完善现有会务工作流程和工作规则,以今后做好会务工作提供指导。三是及时整理会议资料。牢固树立档案意识,会后安排专人将会议方案、发言材料、领导讲话、上会文件等收集起来,按类别整理成资料汇编,归档管理,以备查考。同时,根据保密原则,做好涉密材料回收清查。